العقود هي العمود الفقري لأي مؤسسة، فهي تحدد العلاقات، الالتزامات، و تدفقات الإيرادات. لكن الكثير من الشركات ما زالت تعتمد على أساليب يدوية قديمة، مما يؤدي إلى مخاطر، تأخير، وفرص ضائعة.

تطبيق برمجيات إدارة دورة حياة العقود (CLM) يغير الطريقة التي تتعامل بها المؤسسات مع العقود من لحظة الإنشاء وحتى التجديد. فيما يلي أهم أفضل الممارسات والفوائد:

1. مركزية ورقمنة العقود

   منصة CLM تجمع جميع العقود في مكان آمن وقابل للبحث، مما يعزز الشفافية، يقلل من مشاكل الإصدارات المختلفة، ويسهّل عمليات التدقيق.

2. استخدام التوقيع الإلكتروني والرقمي

   • التوقيع الإلكتروني

     يسرّع الموافقات ويختصر الوقت من أسابيع إلى ساعات.

   • التوقيع الرقمي

     يضيف طبقة من الحماية والتحقق بالتشفير، مما يضمن الموثوقية والامتثال للمعايير.

3. أتمتة سير العمل

   أتمتة الموافقات، التجديدات، وفحوصات الامتثال تضمن عدم تفويت أي موعد وتقلل من الأخطاء البشرية

4. رؤية آنية وشفافة

   لوحات التحكم والتنبيهات توفر للفرق نظرة مباشرة على حالة العقود والالتزامات والمخاطر.

5. تعزيز التعاون بين الأقسام 

   منصة CLM تعمل كمصدر موحد للحقيقة، مما يساعد فرق الشؤون القانونية، المبيعات، المشتريات، والمالية على العمل معًا بانسيابية.

الفوائد

1. تسريع دورات العقود
2. تقوية الامتثال وإدارة المخاطر
3. تقليل التكاليف والتأخيرات
4. تحسين التعاون والشفافية
5. التفرغ للعمل الاستراتيجي بدلًا من الإداري

في بيئة العمل اليوم، دمج CLM مع أدوات التوقيع الإلكتروني والرقمي لم يعد خيارًا، بل أصبح ضرورة.